Wenn Sie unseren aktuellen Blogbeitrag darüber gelesen haben, warum Excel für die Lieferkettenplanung und S&OP nicht mehr ausreicht, kennen Sie die Herausforderungen: fragmentierte Dateien, Probleme bei der Versionskontrolle, Abhängigkeit von Planern und eine zunehmende Diskrepanz zwischen der Komplexität des Geschäfts und den Möglichkeiten von Tabellenkalkulationsprogrammen. Wie geht es also weiter? In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie Sie den Übergang von Excel zu APS auf strukturierte und wertorientierte Weise erfolgreich gestalten können, und teilen die Erkenntnisse, die Ihnen helfen, häufige Fallstricke auf diesem Weg zu vermeiden.
Zu erkennen, dass Excel zu einem Engpass geworden ist, ist eine Sache. Der Umstieg auf Advanced Planning & Scheduling (APS) ist eine andere. Ein Muster, das wir immer wieder beobachten, ist, dass Unternehmen sich überstürzt in einen APS-Auswahlprozess stürzen, nur um dann vom Ergebnis enttäuscht zu sein. Nicht, weil die Technologie nicht leistungsfähig genug war, sondern weil die Grundlagen für eine erfolgreiche Umstellung nie geschaffen wurden.
Mit dem richtigen Ansatz kann der Wechsel von Excel zu APS eine der wirkungsvollsten Investitionen sein, die ein Lieferketten-Team tätigen kann. Hier erfahren Sie, wie Sie es richtig angehen.
Woran erkennen Sie, dass Ihr Unternehmen bereit ist für APS?
Nicht jedes Unternehmen ist zum gleichen Zeitpunkt bereit für APS.
- Das erste Anzeichen ist das Datenvolumen: Wenn Ihr Portfolio wächst, wird Excel zu einem endlosen Scroll, ohne dass eine Logik Ihre Planer zu den Punkten führt, die tatsächlich Aufmerksamkeit erfordern.
- Das zweite ist die Komplexität des Netzwerks – Entscheidungen zur Mehrfachbeschaffung, mehrere Produktionsstandorte, Abwägungen zwischen Eigenfertigung und Zukauf. Diese erfordern analytische Lösungen, für die Excel einfach nicht ausgelegt ist.
- Das dritte ist die Planungsreife: Sobald Ihr Prozess solide ist und Ihre Governance etabliert ist, wird die Software zum Engpass. Das ist der Moment, um den nächsten Schritt zu gehen.
Mit Tool oder Partner starten?
An dieser Stelle laufen viele Unternehmen in die falsche Richtung: Sie behandeln die Auswahl eines APS wie einen klassischen Einkaufsvorgang – RFI schreiben, Anbieter einladen, Demos ansehen, das vermeintlich beste Tool auswählen. Das führt nicht selten zu teuren Enttäuschungen.
Unsere klare Empfehlung: Starten Sie mit einem Partner, nicht mit dem Tool. Ein erfahrener Partner kennt den APS-Markt, hilft Ihnen, auf Basis Ihrer Situation eine sinnvolle Shortlist zu erstellen und bleibt in der Einführung an Ihrer Seite. Denn die Realität ist: Die meisten APS-Systeme ähneln sich stärker, als sie sich unterscheiden. Über Erfolg oder Misserfolg entscheidet nicht, welches Tool Sie wählen, sondern wie gut es auf Ihr Geschäft zugeschnitten ist und wie gut Ihre Mitarbeitenden es annehmen.
Gerade im Schritt weg von Excel wird das deutlich. Die Veränderung der Arbeitsweise in der Planung eröffnet mehr Konsistenz, Transparenz und Zusammenarbeit. In Excel arbeitet fast jede Person nach ihrem eigenen Muster – individuelle Dateien, persönliche Formeln, Workarounds aus vielen Jahren. APS verlangt das Gegenteil: harmonisierte Prozesse, standardisierte Daten, ein gemeinsames Arbeiten am selben Modell. Dafür braucht es aktives Veränderungsmanagement und Coaching – meist mehr, als Unternehmen anfangs erwarten.
Die drei zentralen Schritte auf dem Weg von Excel zu APS
Wenn der richtige Partner gefunden ist, müssen drei Grundlagen stehen, bevor Sie sich mit konkreten Systemen beschäftigen.
- Erstens: Qualifizierung und Weiterbildung – Ihr Team muss moderne Konzepte der Lieferkettenplanung verstehen, bevor es ein System sinnvoll bewerten oder Anforderungen formulieren kann.
- Zweitens: Prozesse harmonisieren – wenn Planer:innen heute sehr unterschiedlich arbeiten, sollten Sie diese Unterschiede vor der Einführung auflösen. Ein APS deckt Inkonsistenzen gnadenlos auf, es kaschiert sie nicht.
- Drittens: Anforderungen schärfen – jede Branche hat ihre eigenen Planungsthemen: begrenzte Haltbarkeiten, komplexe Stücklisten, Vertragsmanagement, Aktionen und Promotions. Sie sollten genau wissen, was für Ihr Geschäft den Unterschied macht, bevor Sie Anbieter auf die Shortlist setzen.
Erst dann lohnt es sich, einen strukturierten Ausschreibungsprozess (RFI/RFP) zu starten – idealerweise mit Unterstützung Ihres Partners.
Den Wertbeitrag klar beziffern – bevor Sie entscheiden
Ein Schritt, der häufig übersprungen wird, ist der Aufbau eines Value Case, bevor ein Tool ausgewählt wird. Bei Solventure vergleichen wir Ihre tatsächlichen Kennzahlen – Servicegrad, Lagerumschlag, Prognosegüte – mit Benchmarks aus Ihrer Branche.
Diese Lückenanalyse bildet die Grundlage für Ihren Business Case: Sie macht sichtbar, wo Sie heute stehen, welches Verbesserungspotenzial realistisch ist und welche Effekte das in EBIT und gebundenem Working Capital haben kann.
Darauf aufbauend sorgt ein Proof of Value mit ein oder zwei Anbietern auf der Shortlist für Sicherheit bei der Entscheidung und liefert gleichzeitig die Basis, an der Sie den realisierten Nutzen nach dem Go-live messen können.
Wie sieht eine erfolgreiche APS-Einführung in der Praxis aus?
Zwei Beispiele zeigen, welches Potenzial ein gut gesteuerter Übergang freisetzen kann.
- Ein grosser europäischer Lebensmittelhersteller ersetzte seine Excel-basierte Planung – geprägt von manueller Datenaufbereitung und individuellem Planerwissen – durch einen zentralen, täglich aktualisierten Datenbestand, integriert über Verträge, Bestände und Produktionskapazitäten hinweg. Die Planer hörten auf, nur Brände zu löschen, und begannen, vorausschauend zu steuern. Die neu gewonnene Transparenz machte zudem sichtbar, wie stark das Portfolio über die Jahre unbemerkt gewuchert war – der Auslöser für ein umfassendes Optimierungsprogramm über Finance, Operations, Vertrieb und Produktmanagement hinweg.
- Ein zweites Unternehmen, eine internationale Bäckereigruppe, verfügte bereits über eine solide Absatzplanung, während die Versorgungsplanung noch weitgehend Excel-getrieben blieb – reaktiv und oft erst angestossen durch Beschwerden, statt durch vorausschauende Logik. Mit APS gewannen sie eine klare, visuelle Sicht auf Bedarf, Versorgung und Bestände und verwandelten die Diskussion zwischen Lieferkette und Vertrieb von ad-hoc-Reaktionen hin zu einem strukturierten, wiederkehrenden Entscheidungsprozess rund um Bestände und Grobplanung.
Unterschiedliche Ausgangslagen, aber ein gemeinsames Muster: Ein strukturierter Übergang, verankert in einem klaren Value Case, erschliesst Vorteile weit über das ursprüngliche Planungsproblem hinaus..
Vom Go-live zum realisierten Nutzen
Wenn APS-Tool und Implementierungspartner ausgewählt sind, kann die Einführung ganz unterschiedlich gestaltet werden – etwa in Stufen mit Pilotbereich oder im grossen Wurf –, je nach Organisation und Business Case. Was sich in der Praxis als entscheidend zeigt, ist der Startpunkt. Fokussieren Sie sich zunächst auf den Prozess mit dem schnellsten Mehrwert: auf die Absatzplanung, wenn die Prognosequalität Ihr Hauptthema ist, oder auf die Feinplanung, wenn Effizienz im Vordergrund steht.
Wichtig ist vor allem: Behandeln Sie den Go-live nicht als Ziellinie. Der Nutzen, den Sie im Business Case versprochen haben, muss nachverfolgt, gemessen und tatsächlich erbracht werden. Genau hier setzt der Ansatz von Solventure an: Unsere 7 Methodik, kombiniert mit einem konsequenten Wertetracking macht den Unterschied zwischen einer Einführung, die auf dem Papier gut aussieht, und einer, die Ihr Geschäft spürbar verändert.
Wer den Schritt über Excel hinausgeht, hebt seine Planung auf ein neues Reifelevel und schafft echte Chancen für bessere, datenbasierte Entscheidungen. Mit der richtigen Vorbereitung, dem passenden Partner und einem klaren, wertorientierten Kompass wird APS zum strategischen Hebel – und macht Lieferkettenplanung zu einem Wettbewerbsvorteil, der Agilität, Resilienz, Wachstum und Ergebnisstärke gleichermassen unterstützt.
